Ferramentas contábeis que todo empreendedor precisa conhecer

Com as inovações tecnológicas, os contadores deixaram de fazer mais o operacional e passaram a exercer funções mais analíticas, por meio de ferramentas utilizadas para oferecer maior eficiência, segurança e agilidade nas tarefas de contabilidade.

Essas soluções conduzem o caminho dos contadores com o foco no sucesso das empresas e levantam material para que empresários tomem as melhores decisões para os negócios. A tendência é que o trabalho contábil tenha mais auxílio de tecnologias e que o empenho deste profissional esteja na parte estratégica.

Neste sentido, profissionais de contabilidade buscam pelo melhor software que se encaixa no seu negócio. Tiago Tadeu, Head de Vendas da Intuit QuickBooks, elencou oito ferramentas para escritórios de contabilidade de diferentes portes que poderão ajudar o contador na hora de adotar tecnologias, veja:

Gestão de documentos

Uma das ferramentas contábeis mais importantes para cumprir as tarefas em um escritório de contabilidade: sistema de gestão de documentos. Fazem parte da rotina relatórios, notas fiscais, demonstrações contábeis, contratos e comprovantes. Este tipo de solução auxilia no controle dos documentos.

Os sistemas de gestão de documentos dão eficiência aos processos contábeis. Eles garantem organização dos arquivos e facilidade de localização.

Ferramentas de escrituração contábil

O repasse da escrituração contábil é feito com documentação específica e datas de entrega definidas. Logo, sistemas que auxiliam no controle de prazos para os envios ajudam na gestão de tarefas contábeis.

Assim, os contadores podem cumprir o que é solicitado para cada enquadramento empresarial. É uma oportunidade de se aliar mais às questões estratégicas da gestão da empresa do cliente.

Certificado digital

O certificado digital é uma identificação em ambiente virtual com informações criptografadas. Empresários de todos os setores devem adotá-lo, pois trata-se de uma das ferramentas contábeis que facilita tarefas e permite assinar contratos virtuais; emitir notas fiscais eletrônicas e outros documentos fiscais; assinar declarações contábeis; acessar ferramentas do governo como o eCac e a Receitanet, assim como realizar transações online.

Armazenamento em nuvem

Armazenamento em nuvem anda lado a lado com o conceito da contabilidade digital. Ele guarda um grande volume de arquivos e promove segurança para o acesso de qualquer lugar. É uma alternativa que poupa o servidor do escritório contábil e permite a gestão de documentos.

Gestão de tempo

Tarefas e performances dos colaboradores precisam ser monitoradas para a evolução do negócio. Ao investir em ferramentas contábeis que gerem melhorias na gestão de tempo, suas chances de potencializar os resultados aumentam.

Folha de pagamento

Os dados da folha de pagamento refletem na gestão econômica do escritório e por isso essa obrigação aparece na lista de ferramentas contábeis. Ao realizar essa tarefa de forma manual assumem-se riscos que podem gerar problemas maiores e até passivos trabalhistas. Preze pela integridade das informações e rapidez dos sistemas.

Sistema de cobrança

O processo de cobrança por meio de sistemas garante o menor desgaste. A implementação dessas ferramentas contábeis centraliza os recebimentos, pois a cobrança é automatizada.

O primeiro impacto é na economia com custos administrativos que antes eram gastos com o setor de cobrança. E com a entrada de clientes, quando tiver inadimplentes, eles serão alcançados pela automação.

Gestão financeira

A área de gestão financeira torna-se mais otimizada com a integração entre softwares deste departamento junto às ERPs contábeis. É um segmento muito importante, pois os empreendedores precisam de ajuda neste tópico - de acordo com levantamento da Intuit QuickBooks, 60% das PMEs têm dificuldades em controlar as entradas e saídas de dinheiro de suas empresas.

​Na parte interna, o negócio contábil ganha produtividade e o contador agrega valor para o cliente por meio de consultorias. Essa é uma das formas que torna a contabilidade mais lucrativa.