Os desafios da contabilidade com a adoção do home office

A pandemia da Covid-19 trouxe desafios e tendências a nível mundial, como, por exemplo, a necessidade de reorganização do trabalho para atender a urgência do isolamento físico.

Distante de ser um termo novo, ou uma nova modalidade de trabalho, o teletrabalho, ou trabalho remoto, ou até mesmo home office, tornou-se uma expressão popular no Brasil. E foi mais além: tornou-se a alternativa dos escritórios e empresas durante o período de isolamento para tocarem seus negócios.

Apesar dos transtornos causados pela covid-19, o home office funcionou tão bem que muitos o adotaram definitivamente. No ramo contábil, não foi diferente. Até hoje, muitos contadores mantêm suas tarefas de casa.

Todavia, quais são os desafios de obter o sucesso em tempos de home office? Quais os prós e contras? Como manter uma rotina trabalhando distante do ambiente laboral? Acompanhe a leitura.

O que é o home office?

Ainda que existam diferenças específicas entre os termos, o home office é tratado como trabalho remoto, trabalho a distância ou “teletrabalho”, como consta na Reforma Trabalhista.

Em termos legais, no artigo 75-B da CLT diz que “considera-se teletrabalho a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação”.

Mas veja bem: home office não é o mesmo que trabalho externo. O home office na contabilidade é a opção de desenvolver em casa ou em outro ambiente o mesmo trabalho que poderia ser feito no escritório.

Por outro lado, o trabalho externo só é possível de ser realizado fora do ambiente do escritório, como serviços de entrega de documentos, venda externa, dentre outros.

Como funciona o home office na contabilidade?

Assim como em outros setores da economia, o home office na contabilidade foi impulsionado pela necessidade de distanciamento social provocada pela covid-19.

Alguns estudos sugerem que, apesar das dificuldades de adaptação, o home office funcionou bem e veio para ficar.

Uma pesquisa com 213 empresas revelou que 91% dos funcionários avaliaram a experiência do home office como ótima ou boa.

Mas o confinamento forçado também teve seus desafios, dentre os quais, destacam-se:

• Disponibilidade de equipamentos
• Adaptação dos funcionários
• Conexão de internet.

Contudo, graças a tecnologia, a contabilidade é um dos serviços que podem ser desempenhados remotamente sem perda de qualidade. Por meio do home office contábil, reuniões podem acontecer por videoconferência, documentos podem ser arquivados em nuvem e assinaturas podem ser colhidas digitalmente.

Do ponto de vista técnico, não há obstáculos intransponíveis que comprometam a qualidade do trabalho do profissional de contabilidade fora do escritório. O crescimento da contabilidade on-line, baseada em plataformas digitais, teve um aumento surpreendente.

Quais as vantagens da contabilidade com home office?

Apesar dos desafios, o home office na contabilidade tem muitas vantagens, tanto para o escritório quanto para os colaboradores. Dentre as principais, podemos destacar as seguintes:

Flexibilidade de horário

Por meio do home office, os colaboradores têm mais flexibilidade em seus horários, podendo administrá-lo melhor. O tempo também é melhor otimizado, pois não é preciso depender de transporte e nem mesmo ficar preso em trânsito.

Todavia é necessário que as tarefas sejam distribuídas de maneira organizada. O trabalho remoto dá ao profissional mais autonomia para executar suas funções de maneira conveniente.

Mais conforto

Trabalhando de casa, o profissional contábil tem mais horas de sono (afinal não é preciso deslocamento) e mais liberdade de gerenciar os intervalos de descanso com mais qualidade. Claro, sem deixar de comprometer o desenvolvimento e a qualidade do serviço.

Otimização do trabalho

Quando o profissional tem acesso a uma internet estável e de boa velocidade e a equipamentos de qualidade, o home office pode resultar inclusive em mais produtividade.

Longe da agitação do escritório, é possível que o contador tenha mais concentração e consiga ser mais eficiente. Para o trabalho fluir bem, contudo, é preciso autodisciplina para não perder tempo com as distrações do ambiente doméstico ou das redes sociais.

Redução nos gastos

A redução de gastos, tanto para a empresa quanto para o colaborador, também é um ponto positivo para o home office na contabilidade. Mesmo que o trabalho remoto aconteça apenas alguns dias na semana, a economia com alimentação fora de casa e deslocamento fazem diferença.

Quais as desvantagens da contabilidade no home office?

Embora quem adote o home office identifique maior produtividade, essa é uma questão que varia conforme o colaborador. Depende da forma como ele se organiza e prepara o próprio ambiente de trabalho. Afinal, se não tiver um espaço adequado em casa, distrações não vão faltar. E elas em nada ajudam qualquer profissional a ser mais produtivo.

Para dar certo, é preciso também que haja transparência e confiança. Permitir o trabalho em casa não significa liberar das tarefas. Se não houver metas individuais e coletivas, facilmente o profissional perde o foco. E em uma atividade que exige tanta concentração, como a contabilidade, isso pode ser fatal.

Como deve ser a atuação dos contabilistas em home office?

Estabelecer prioridades. Essa é a meta que pode ajudar os contabilistas no rendimento do seu trabalho com o home office. O ideal é ter uma rotina bem parecida com a que tinha quando saía de casa cedo para chegar no tempo certo no seu escritório. Tenha esses hábitos consigo ainda. Estabeleça horários de início, pausa e fim, mesmo trabalhando de casa.

Se o profissional trabalha em equipe, coloque todos os componentes a par da situação da importância de se definirem prioridades, mesmo trabalhando de casa. Como a equipe não estará reunida em um mesmo espaço, a comunicação precisa ser muito clara.

As equipes precisam ter suas rotinas estabelecidas, de forma periódica. As conversas realizadas individualmente e com reporte diário, para poder acompanhar o progresso de toda a equipe. Assim como é feito no ambiente físico de trabalho.

A videoconferência é um recurso que deve ser utilizado com frequência, para conversar com todos da equipe. Todas as metas têm que ser cumpridas, afinal todos os clientes merecem ter a mesma atenção que tinham quando era atendido dentro do seu escritório ou recebia a sua visita enquanto contabilista da empresa dele.

Desafios a serem superados

Os desafios de um contador que quer ganhar espaço no mercado de trabalho e ter sucesso na carreira ainda mais em home office, são muitos. Principalmente por que o setor contábil passa por constantes mudanças em sua rotina, seja com as normas legais ou com os sistemas do Fisco.

Por isso, o profissional que busca destaque precisa estar preparado. Algumas dicas que podemos dar são:

Estar sempre em sintonia com as atualizações legais e até mesmo do mercado contábil. A legislação brasileira sofre ajustes com frequência, ao passo que, da mesma forma ocorre com as práticas e atividades relacionadas a ela. Por esse motivo, o contador deve estar antenado, para se moldar às leis e aos métodos atuais necessários para a prestação de serviços, mesmo estando em casa..

Manter o ritmo de trabalho

Outra boa dica é manter um ritmo de trabalho. O contador lida com compromissos, clientes, prazos, cálculos e documentos diversos, todos essenciais para o bom andamento do seu trabalho.

Desta forma, é preciso priorizar e buscar modernizar a prestação de serviços que são fundamentais para que o trabalho tenha rendimento e, assim, aumentar a produtividade. Atualmente, há várias ferramentas digitais que auxiliam na gestão, bem como, contribuem para o contador agilizar e simplificar as tarefas do seu dia a dia.

Tecnologia

Por fim, e não menos importante, investir em tecnologia. A área contábil é uma das mais beneficiadas com recursos tecnológicos que auxiliam o trabalho do profissional. O desafio, então, é se adaptar a essas inovações.

Neste contexto, as mudanças acontecem em muitos segmentos, envolvendo tributos e verbas trabalhistas, por exemplo. O contador precisa acompanhar as mudanças digitais e tecnológicas a fim de garantir uma prestação de serviços que atenda a todas as normas especificadas.

Afinal, é comum que os clientes busquem esse profissional justamente por não conseguirem lidar com essas questões.

Fonte: Jornal Contábil