eSocial: atualizações do novo leiaute impactam folha de pagamento e declarações fiscais

A nova versão do leiaute 1.3 do eSocial, que passa a vigorar a partir do ano-calendário de 2025, introduziu alterações significativas nas áreas fiscal, tributária e de gestão de folha de pagamento. Entre as principais mudanças, destaca-se a substituição da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) por novas obrigações declaratórias no sistema eSocial.

Além disso, foram implementadas alterações na base de cálculo do PIS/PASEP e no registro de horas trabalhadas por empregados sob regime de contrato intermitente.

Substituição da DIRF no leiaute 1.3 do eSocial

O processo de substituição da DIRF, que já havia sido iniciado em versões anteriores do eSocial, foi ampliado com a versão 1.3. Para atender às novas exigências, os empregadores deverão preencher campos específicos no sistema, abrangendo:

• Dependentes do trabalhador;
• Pensão alimentícia;
• Plano de saúde;
• Reembolsos de plano de saúde;
• Deduções relativas ao Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF);
• Contribuições à previdência complementar.

Essas informações visam unificar a declaração e facilitar o cruzamento de dados fiscais e trabalhistas pelas autoridades competentes.

Alterações na base de cálculo do PIS/PASEP

Outra novidade do leiaute 1.3 está relacionada à separação das bases de cálculo para o PIS/PASEP e para a Previdência Social na folha de pagamento. Agora, as empresas deverão detalhar no sistema quais valores compõem ou não a base do PIS/PASEP, conhecido como “PIS sobre folha de pagamento”.

Essa mudança aplica-se exclusivamente às empresas que são contribuintes dessa contribuição social e exige a atualização do cadastro da empresa no evento S-1000 do eSocial. Nesse evento, será necessário informar o indicador de tributação relativo ao PIS/PASEP sobre folha. A medida busca aprimorar a precisão das informações fiscais e garantir maior transparência no cálculo das contribuições.

Novos requisitos para contratos de trabalho intermitente

Os trabalhadores com contrato intermitente também foram impactados pelas mudanças do leiaute 1.3. A partir de agora, os empregadores deverão informar a quantidade de horas trabalhadas por dia, além dos dias efetivamente trabalhados, como já era exigido anteriormente.

Essa nova obrigação será obrigatória em casos onde o evento S-1000 – Informações do Empregador – indicar a classificação tributária 22, que corresponde a segurados especiais, inclusive empregados domésticos. A inclusão dessa exigência reforça o controle sobre a jornada de trabalho e os direitos trabalhistas dessa categoria.

Impactos das alterações e preparativos necessários

Empresas de todos os portes devem se adequar às novas regras do eSocial para garantir o cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas dentro dos prazos estabelecidos. O treinamento das equipes de recursos humanos e a revisão dos sistemas de gestão são passos fundamentais para evitar inconsistências no preenchimento dos novos campos exigidos pelo leiaute 1.3.

As alterações, embora complexas, fazem parte do processo contínuo de modernização e integração dos sistemas de declaração de obrigações acessórias no Brasil, buscando simplificar o envio de informações para empregadores e trabalhadores.